Responsable de la protection des renseignements personnels
Toute organisation assujettie à la Loi 25 doit désigner un responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez en obtenir l'identité sur demande.
Coordonnées du responsable
- Identité : disponible sur demande écrite
- Courriel : info@vaultia.ca
- Organisation : Groupe Vaultia inc.
- Adresse : Saint-Apollinaire, Québec, Canada
- Délai de réponse : 30 jours suivant réception
Rôle et responsabilités
- Veille à la conformité Loi 25
- Traite les demandes d'accès, rectification et effacement
- Gère les incidents de confidentialité
- Tient le registre des traitements
- Point de contact avec la CAI
Renseignements personnels collectés
Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires aux finalités déclarées. Aucune collecte excessive ou à des fins non divulguées.
Informations de compte
- Nom et prénom
- Adresse courriel professionnelle
- Nom de l'organisation
- Mot de passe (haché bcrypt — jamais en clair)
Utilisation du service
- Historique des conversations IA (stocké localement au Québec)
- Date et heure de connexion
- Adresse IP (journaux de sécurité — 90 jours)
- Type de navigateur
Facturation
- Traitement via Helcim (processeur canadien)
- Historique des transactions
- Coordonnées de facturation
Comment nous collectons vos renseignements
Vaultia collecte les renseignements personnels par les moyens suivants, avec le consentement de la personne concernée ou en vertu d'une obligation contractuelle.
Collecte directe
- Formulaire de contact sur vaultia.ca — lors d'une demande d'information
- Courriel — lorsque vous communiquez à info@vaultia.ca
- Processus de paiement — lors de la souscription à un forfait via Helcim
- Création de compte — lors de l'activation de votre accès à la plateforme Vaultia
Collecte automatique
- Adresse IP — journaux de sécurité serveur, conservés 90 jours
- Horodatage des connexions — à des fins de sécurité et de diagnostic
- Type de navigateur — journaux d'accès techniques
- Ces données ne sont jamais utilisées à des fins de profilage ou de marketing
Finalités de la collecte et de l'utilisation
Vos renseignements sont utilisés exclusivement aux fins suivantes. Toute nouvelle finalité fera l'objet d'un consentement distinct.
| Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|
| Création et gestion de votre compte | Exécution du contrat | Durée du contrat + 1 an |
| Fourniture du service IA (conversations) | Exécution du contrat | Durée du contrat + 30 jours |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale | 7 ans (Loi sur les impôts) |
| Sécurité et prévention des abus | Intérêt légitime | 90 jours (journaux) |
| Communications de service | Exécution du contrat | Durée du contrat |
Transferts hors Québec et sous-traitance
Vaultia maintient une infrastructure 100 % souveraine. Aucune donnée n'est transmise à des tiers à l'extérieur du Québec.
Infrastructure IA
- Serveurs physiques en Chaudière-Appalaches, Québec
- Modèles de langage hébergés localement
- Aucun appel vers OpenAI, Azure, Google Cloud ou AWS
- Juridiction exclusive : Québec, Canada
- Non assujetti au CLOUD Act américain
Sous-traitants canadiens
- WHC (Web Hosting Canada) — hébergement VPS, Montréal
- Helcim — traitement des paiements, Calgary
- CIRA — registraire de domaine .ca
- easyDNS — registraire et gestion DNS
Mesures de sécurité et confidentialité par défaut
Les paramètres de notre service assurent le plus haut niveau de confidentialité sans intervention de votre part.
Mesures par défaut
- Aucun partage de données avec des tiers sans consentement
- Conversations non utilisées pour l'entraînement de modèles
- Chiffrement TLS 1.3 en transit
- Accès limité au personnel autorisé
- Authentification requise pour tout accès
Mesures techniques
- Mots de passe hachés bcrypt (jamais en clair)
- Tunnel WireGuard chiffré entre composants
- Pare-feu UFW + Fail2ban actifs
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées
- Journaux d'accès conservés 90 jours
Vos droits
Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à info@vaultia.ca. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.
Accès
Obtenir confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et en recevoir copie.
Rectification
Faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques vous concernant.
Effacement
Demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des obligations légales de conservation.
Portabilité
Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Retrait du consentement
Retirer votre consentement à tout moment, sans préjudice de la légalité des traitements antérieurs.
Plainte
Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca
Incidents de confidentialité
En cas d'incident impliquant vos renseignements personnels, nous appliquons la procédure suivante.
Détection et confinement
Identification de l'incident, isolation des systèmes affectés et arrêt de la propagation dans les heures suivant la détection.
Évaluation du risque
Analyse de la nature des renseignements affectés, du nombre de personnes concernées et du risque de préjudice sérieux.
Notification à la CAI
Si le risque de préjudice sérieux est confirmé, notification à la Commission d'accès à l'information dans les meilleurs délais (art. 3.5 Loi 25).
Notification aux personnes concernées
Information des personnes affectées par courriel avec la nature de l'incident, les renseignements touchés et les mesures correctives prises.
Registre des incidents
Consignation dans notre registre interne, maintenu conformément à l'art. 18.3 Loi 25 et disponible sur demande de la CAI.
Cookies et technologies similaires
Notre site vaultia.ca n'utilise aucun cookie non essentiel, aucun pixel de suivi et aucun service d'analyse tiers.
Cookies utilisés
- Cookie de session (authentification) — essentiel au fonctionnement, durée de session uniquement
- Aucun cookie publicitaire
- Aucun cookie de profilage
- Aucun Google Analytics, Meta Pixel ou équivalent
Modifications de cette politique
- Mise à jour périodique possible
- En cas de modification substantielle : préavis de 30 jours par courriel
- Date de mise à jour toujours indiquée en haut de cette page
- Version en vigueur : v5.0 — 3 juin 2026
Une question sur vos données ?
Notre responsable de la protection des renseignements personnels vous répond sous 30 jours.
Courriel : info@vaultia.ca · Groupe Vaultia inc. — Québec, Canada